Bahasa yang digunakan dalam surat dinas sebaiknya juga bersifat resmi yaitu penggunaan bahasa Indonesia baku ragam resmi. Ada sejumlah ungkapan yang dapat digunakan untuk menyatakan permohonan maaf dengan bahasa resmi seperti "Saya benar-benar mohon maaf karena ...." atau "Mohon maaf, ...."

Oleh karena itu, jika terdapat kalimat "Saya benar-benar mohon maaf karena ....", maka tujuan surat dinas tersebut adalah untuk permohonan maaf.